Política de privacidad
Aerofusion Motorsport Cost Desk es una plataforma de Aerofusion OÜ (Tallin, Estonia) que los operadores aéreos licenciados usan para controlar los costos de sus vehículos: gastos fijos y variables, facturas, proveedores, horas de motor y reportes. Esta política explica qué datos tratamos, para qué y cómo puede ejercer sus derechos.
1. Quién es responsable
El operador aéreo que contrata la licencia es el responsable de los datos de su operación. Aerofusion OÜ actúa como encargado del tratamiento: aloja la plataforma y procesa esos datos solo por cuenta e instrucción del operador. Para las cuentas de usuario y la seguridad de la plataforma, Aerofusion OÜ es responsable.
2. Qué datos tratamos
- Cuenta de usuario: nombre, correo, teléfono (si se indica), rol y permisos, y la fecha del último ingreso. Las cuentas las crea el operador o Aerofusion; la app no permite registrarse sola.
- Datos de la operación: vehículos (chasis, modelo, valores de adquisición y depreciación), gastos, facturas y recibos (imagen o PDF y los datos leídos), proveedores (nombre, país, datos de pago que el operador registre), sesiones y horas, tarifas y reportes.
- Archivos y Agente IA: Las facturas y recibos que se suben se leen con el Agente IA de Aerofusion para clasificar el gasto; para eso el archivo puede ser procesado por un proveedor externo de servicios de IA que actúa por cuenta nuestra y no lo usa para entrenar modelos.
- Bitácora: quién hizo cada cambio y cuándo, para trazabilidad del operador.
- Datos técnicos: registros del servidor (dirección IP, fecha y hora) para seguridad. En la web usamos una cookie de sesión; en la app, un token de sesión guardado en el teléfono o tableta. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo, ni SDK de analítica o publicidad en las apps.
- Cámara y fotos: la app solo las usa cuando usted elige tomar o adjuntar una foto o documento. No usamos su ubicación.
3. Para qué los usamos
Para prestar el servicio que el operador contrató (registrar, calcular, mostrar y reportar su información), dar acceso a sus usuarios, enviar avisos y correos del servicio, dar soporte y mantener la plataforma segura. La base legal es el contrato con el operador y nuestro interés legítimo en la seguridad del servicio (RGPD art. 6(1)(b) y (f)).
4. Con quién se comparten
No vendemos datos ni los usamos para publicidad. Solo los tratan los proveedores que necesitamos para operar: alojamiento en servidores dentro de la Unión Europea, envío de correo y, para la lectura de documentos, el proveedor de IA mencionado. El operador decide qué usuarios de su empresa ven cada dato.
5. Cuánto tiempo se guardan
Mientras la licencia del operador esté activa. Al terminar, el operador puede pedir la exportación de sus datos y después se eliminan, salvo lo que una ley obligue a conservar. Los registros técnicos del servidor se guardan como máximo 12 meses.
6. Seguridad
Conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas guardadas con hash, acceso por roles y separación de datos por operador.
7. Sus derechos
Puede pedir acceso, corrección, eliminación o portabilidad de sus datos y oponerse a su uso. Escriba a su operador o a privacy@aerofusion.aero. También puede reclamar ante la Inspección de Protección de Datos de Estonia (Andmekaitse Inspektsioon) o la autoridad de su país.
8. Cómo eliminar su cuenta y sus datos
- Pida al administrador de su operador que desactive o elimine su usuario, o
- escriba a privacy@aerofusion.aero con el asunto «Eliminar mi cuenta», desde el correo de su usuario.
Verificamos su identidad y eliminamos o anonimizamos sus datos personales en un plazo máximo de 30 días. Los registros de la operación (por ejemplo, el historial de mantenimiento o de costos de un vehículo) pertenecen al operador y pueden conservarse a su nombre.
Sanciones y controles de exportación
Aerofusion OÜ cumple las leyes de sanciones y de control de exportaciones de la Unión Europea, de las Naciones Unidas y, cuando corresponde, de los Estados Unidos. La app no se ofrece ni puede usarse por personas o entidades ubicadas en Rusia, Bielorrusia, Irán, Corea del Norte, Cuba, Siria o en las regiones ocupadas de Ucrania, ni por personas o entidades incluidas en listas de sanciones. Aerofusion puede suspender el acceso cuando estas leyes lo exijan.
9. Contacto
Aerofusion OÜ · Tallin, Estonia · privacy@aerofusion.aero · hello@aerofusion.aero
Podemos actualizar esta política; la fecha de arriba indica la versión vigente.
Privacy policy
Aerofusion Motorsport Cost Desk is a platform by Aerofusion OÜ (Tallinn, Estonia) that licensed vehicle operators use to control the costs of their vehicle: fixed and variable expenses, invoices, suppliers, engine hours and reports. This policy explains what data we process, why, and how you can exercise your rights.
1. Who is responsible
The aircraft operator holding the license is the controller of its operational data. Aerofusion OÜ acts as processor: it hosts the platform and processes that data only on the operator's behalf and instructions. For user accounts and platform security, Aerofusion OÜ is the controller.
2. What data we process
- User account: name, email, phone (if given), role and permissions, and last sign-in date. Accounts are created by the operator or Aerofusion; the app has no self sign-up.
- Operational data: vehicle (registration, model, acquisition and depreciation values), expenses, invoices and receipts (image or PDF and the data read from them), suppliers (name, country, payment details the operator records), sessions and hours, rates and reports.
- Files and AI Agent: Invoices and receipts you upload are read by the Aerofusion AI Agent to classify the expense; for this the file may be processed by a third-party AI service provider acting on our behalf, which does not use it to train models.
- Activity log: who changed what and when, for the operator's traceability.
- Technical data: server logs (IP address, date and time) for security. On the web we use a session cookie; in the app, a session token stored on the phone or tablet. We use no advertising or tracking cookies, and no analytics or advertising SDKs in the apps.
- Camera and photos: the app only uses them when you choose to take or attach a photo or document. We do not use your location.
3. Why we use it
To provide the service the operator licensed (record, calculate, display and report its information), give its users access, send service notices and emails, provide support and keep the platform secure. The legal basis is the contract with the operator and our legitimate interest in service security (GDPR Art. 6(1)(b) and (f)).
4. Who we share it with
We do not sell data or use it for advertising. It is processed only by the providers we need to operate: hosting on servers within the European Union, email delivery and, for reading documents, the AI provider mentioned above. The operator decides which of its users can see each item.
5. How long we keep it
While the operator's license is active. When it ends, the operator can request an export and the data is then deleted, except what the law requires us to keep. Server logs are kept for at most 12 months.
6. Security
Encrypted connections (HTTPS), hashed passwords, role-based access and data separated by operator.
7. Your rights
You can request access, correction, deletion or portability of your data and object to its use. Contact your operator or privacy@aerofusion.aero. You may also complain to the Estonian Data Protection Inspectorate (Andmekaitse Inspektsioon) or your local authority.
8. How to delete your account and data
- Ask your operator's administrator to deactivate or delete your user, or
- email privacy@aerofusion.aero with the subject “Delete my account”, from your user's email address.
We verify your identity and delete or anonymize your personal data within 30 days at most. Operational records (for example an vehicle's maintenance or cost history) belong to the operator and may be kept under its name.
Export controls & sanctions
Aerofusion OÜ complies with the sanctions and export-control laws of the European Union, the United Nations and, where applicable, the United States. The app is not offered in, and may not be used by persons or entities located in, Russia, Belarus, Iran, North Korea, Cuba, Syria or the occupied regions of Ukraine, nor by any person or entity on a sanctions list. Aerofusion may suspend access where required by these laws.
9. Contact
Aerofusion OÜ · Tallinn, Estonia · privacy@aerofusion.aero · hello@aerofusion.aero
We may update this policy; the date above shows the current version.